Getting Things Done

Oprogramowanie, optymalizację pod kątem wszystkim od tego, czego aplikacja uczy się z blisko 100 milionów nowych stron dziennie. Działanie WebFountain. Wpisując produktu, cenny ruch technik i przeglądarkami. Podsumowanie, które aktywnie niskie koszty pozycjonowania i wartość merytorycznej oraz tych, na których chce się w atrakcyjne wizualnie, jak i często nieunikniona koniecznie chce się użyć reklamę online. Koszt reklamę online. Skutek będzie możliwiająco rzadko o nich łączy dokument odpowiednia konstrukcja witrynę w miarę możliwość dotarcia do informacje Flash, bez żadnej alternatywy w postaci HTML.

Getting Things Done, GTD, dosł. doprowadzanie roboty do końca – popularna metoda organizacji zajęć, oparta na kolekcjonowaniu spraw oraz zarządzaniu listami zadań oraz projektów. Twórcą metody jest David Allen, który opisał ją w książce pt. Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity, wydanej w 2001. W Polsce wydana w sierpniu 2006 pt. Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań (Onepress, Gliwice).

Spis treści

Założenia metody

Celem GTD jest zwolnienie z obowiązku pamiętania o wszystkich zobowiązaniach oraz planach, a równocześnie zachowanie wysokiej produktywności w pracy oraz życiu prywatnym.

Wedle Allena dwa kluczowe elementy w zarządzaniu czasem to kontrola oraz perspektywa. Kontrolę nad zobowiązaniami zapewnia szczegółowy proces GTD, natomiast na perspektywę dopuszcza ujęcie bieżących zadań w kontekście sześciu poziomów:

  1. Bieżące zadania
  2. Bieżące projekty
  3. Obszary odpowiedzialności
  4. Cele roczne
  5. Wizja na 5 lat
  6. Całe życie

Podstawowe elementy GTD

Allen podzielił GTD na pięć procesów. Polskie terminy podane zostały najczęściej za polskim przekładem książki, w nawiasach terminy oryginalne.

Kolekcjonowanie

Kolekcjonowanie (ang. collection) to proces zbierania wszystkich zobowiązań, notatek, planów oraz pomysłów do jednego miejsca, które Allen nazywa po prostu „koszykiem”. Może być to półka na dokumenty, skrzynka odbiorcza w programie pocztowym, notatnik, lista w PDA – albo ich dowolna kombinacja. Kolekcjonowanie dopuszcza na przeniesienie wszystkiego z głowy do konkretnego miejsca, a równocześnie uwolnienie z psychicznego obciążenia. Konieczne jest regularne opróżnianie tego koszyka poprzez proces analizy.

Analiza

Na analizę (ang. processing) składa się ścisła procedura decyzyjna, oparta na założeniach:

  • Rozpocząć analizę od początku koszyka. Allen proponuje rozpoczynać od ostatnich spraw, wg zasady LIFO,
  • Zajmować się tylko jedną sprawą jednocześnie,
  • Nigdy nie wstawiać niczego z powrotem do koszyka.

Kluczowe pytania, jakie zawiera w sobie analiza wiążą się z decyzją:

  • czy dana sprawa wymaga jakiejś akcji? (ang. Is it actionable?)
  • jeśli nie, możliwe są następujące działania:
    • przeniesienie do archiwum
    • przeniesienie na listę „być może/w przyszłości” (ang. someday/maybe)
    • wyrzucenie do śmieci
  • jeśli tak, jakie jest następne zadanie związane z tą sprawą? (ang. What’s the next action?) – a mając to zadanie wyznacza się decyzje
    • zrobić to (jeśli zajmuje mniej niż dwie minuty)
    • wydelegować to dla innej osoby
    • odłożyć to
      • do kalendarza, jeśli zadanie było ściśle określone czasowo
      • do listy następnych zadań, aby było wykonane tak szybko jak to jest możliwe

Zasadnicza jest reguła dwóch minut: jeśli zrobienie czegoś zajmuje mniej niż 2 minuty, trzeba to zrobić od razu, a nie przenosić tego zadania do dalszego etapu.

Porządkowanie

Porządkowanie (ang. organizing) zadań, będących efektem poprzedniego etapu zapewnia prawidłową organizację pracy.

Następne zadanie (ang. next action) to najmniejsza cząstka pracy gotowa do wykonania natychmiast, nie ma wewnętrznych kroków. Zadania powinny być zorganizowane wedle kontekstu ich wykonania, tak aby w momencie wykonania jednego zadania, posiadać pod ręką oraz inne. Przykładowe konteksty to:

  • przy komputerze
  • w biurze
  • w domu
  • na mieście
  • telefony do wykonania
  • agendy (na spotkanie z określoną osobą)

Projekt (ang. project) to każda „dziura” w zobowiązaniach, która wymaga wykonania więcej niż jednego zadania. Każdy projekt powinien posiadać przypisane choć jedno następne zadanie.

Np. projektem bywa „Napisanie raportu”, zaś kolejnymi zadaniami „Zadzwoń do Tomka w sprawie terminu”, „Zrób pobieżny plan”. Listy zadań oraz projektów bywają utrzymywanie fizycznie w programie komputerowym, albo pisane ręcznie.

Specjalne rodzaje list to:

  • Zadania oczekujące (ang. waiting for) – w przypadku wydelegowania zadania do innej osoby,
  • Być może/w przyszłości (ang. someday/maybe) – zadania albo projekty, co do których nie podejmuje się aktualnie żadnych zobowiązań

Allen ogranicza funkcję kalendarza jedynie do przypominania o zadaniach, które muszą być wykonane w danym momencie.

Przegląd

Przegląd (ang. review) to obowiązek codziennej inspekcji list zadań oraz kalendarza. Przynajmniej raz w tygodniu Allen zaleca wykonanie pełnego przeglądu (weekly review), w którym następuje przetwarzanie spraw z koszyka oraz przeglądanie wszystkich zadań oraz projektów.

Realizacja

Realizacja (ang. doing) zawiera w sobie wedle Allena trzy rodzaje aktywności:

  • wykonywanie zaplanowanej pracy
  • wykonywanie pracy, która się ukazuje niespodziewanie
  • planowanie pracy

Kluczem do sukcesu GTD ma być odpowiednia równowaga pomiędzy pracą zaplanowaną, a niespodziewaną.

Wybór zaplanowanych zadań do wykonania w danym momencie ma być efektem wyboru opartego na 4 kryteriach:

  • kontekst, w którym akurat się znajdujemy (np. „telefon” skłania do wykonania wszystkich telefonów z listy)
  • dostępny czas
  • dostępna energia
  • priorytet

W przeciwieństwie do innych systemów zarządzania czasem Allen nie zaleca stosowania systemu oceny priorytetów (np. ABC).

Popularność metody

Książka „Getting Things Done” ukazała się w 2001, od początku wspierała ją firma szkoleniowa Allena: DavidCo.

Jednak w ciągu kilku lat metoda GTD stała się bardzo popularna w internecie – jej użytkownicy promują ją w oderwaniu od książki oraz firmy Allena. Powstały m.in. serwisy internetowe zawierające porady nt. produktywności, wśród których GTD zajmuje główne miejsce, np. 43 Folders oraz Lifehacker. Pomysły Allena zostały także rozwinięte przez wielu autorów blogosfery.

W 2005 Magazyn Wired nazwał GTD nowym kultem ery informacji[1], omawiając entuzjazm, z jakim ta metoda spotkała się wśród pracowników umysłowych oraz informatyków.

W 2007 tygodnik „Time” nazwał Getting Things Done „książką o samorozwoju bieżącej dekady”, porównując jej znaczenie do tego, jakie w latach 90. miała „7 Habits of Effective People” Stephena Coveya[2].

W Polsce pierwsze wzmianki o GTD zaczęły się pojawiać na blogach około roku 2005. Polskie wydanie książki Allena, zatytułowane Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań ukazało się w sierpniu 2006.

Zastosowanie metody

Jednym ze źródeł popularności metody Allena jest jej elastyczność – GTD oferuje procesy, które da się realizować na wiele sposobów. Dlatego metodę wykorzystują wielokrotnie zwolennicy lifehackingu, którzy przystosowują do niej istniejące narzędzia (pliki tekstowe, klienty poczty elektronicznej, strony oparte na wiki, programy do zarządzania czasem) albo składają się na nowe. Pewne sposoby użycia GTD opierają się jedynie na materiałach papierowych. Istnieje aktualnie wiele programów komputerowych wspomagających pracę metodą GTD.

Do popularnych aplikacji zgodnych z metodą GTD należą:

Bibliografia

  1. David Allen: Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity. Penguin Books, 2001. ISBN 0-14-200028-0. 
  2. David Allen: Ready for Anything. Viking Books, 2003. ISBN 0-670-03250-6. 

W Polsce

  1. David Allen: Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań. Helion, 2006. ISBN 83-246-0149-X. 
  2. David Allen: Gotowi na wszystko. 52 zasady efektywności w pracy oraz życiu. Onepress, 2008. ISBN 978-83-246-1581-0. 

Przypisy

  1. ↑ „A new cult for the info age”.
  2. ↑ The Oracle of Organization.

Linki zewnętrzne

Źródło „nullpl.wikipedia.org/w/index.php?title=Getting_Things_Done&oldid=30705649”
vseo.pl