Zarządzanie projektem

Zarządzanie projektem – zbiór czynności wykonywanych w celu osiągnięcia wyznaczonych celów głównych oraz pośrednich w skończonym czasie. Zawiera się w nim pomiędzy innymi planowanie, harmonogramowanie, realizacja oraz kontrola zadań potrzebnych do osiągnięcia celów projektu.

Najprościej da się powiedzieć, że zarządzanie projektem to dziedzina zajmująca się efektywnym osiąganiem celów projektów przy jednoczesnej neutralizacji wpływu istniejących ograniczeń oraz ryzyka, jak także jest dziedziną zajmującą się budowaniem motywacji zespołu projektowego oraz właściwą komunikacją pomiędzy uczestnikami projektu.

Można też powiedzieć, iż jedną ze składowych zarządzania projektem jest praktyczna wiedza o eliminowaniu ryzyka porażki na poziomie całego cyklu życia projektu. Ryzyko w projekcie bierze się z reguły z niemożliwości wyeliminowania niepewności związanej z przyszłymi wydarzeniami na każdym etapie projektu wynikającej z dynamiki komunikacji pomiędzy uczestnikami, zmiennej wydajności zespołów projektowych, błędnego planowania oraz czynników otoczenia zewnętrznego.

Z innego punktu widzenia, zarządzanie projektem da się zdefiniować jako naukę o definiowaniu oraz osiąganiu celów przy jednoczesnej maksymalnie możliwej optymalizacji użycia zasobów (np. czasu, pieniędzy, ludzi, itd.).

Zarządzanie projektem to pole działania oraz odpowiedzialności wielu osób w tym sponsora, kierownika projektu oraz uczestników projektu.

Z uwagi na zakres uprawnień, odpowiedzialności oraz poziom wymaganych kompetencji najbardziej wyróżniającą się rolą w projekcie jest rola kierownika projektu. Kierownik projektu uczestniczy bezpośrednio w procesie zarządzania projektem, zajmuje się koordynacją zadań projektu pomiędzy uczestnikami projektu, utrzymuje motywację zespołu projektowego, w taki sposób by zrealizować założone cele projektu eliminując po drodze występujące problemy oraz ryzyka. Istotnym zakresem odpowiedzialności kierownika projektu jest także poprawna komunikacja ze sponsorem projektu oraz uczestnikami projektu w celu jasnego precyzowania kierunku kolejnych zmian oraz zauważania nowo pojawiających się zagrożeń.

Inną istotną rolą w projekcie jest sponsor projektu, który powołuje projekt do życia. Sponsor projektu jest równocześnie osobą najbardziej uprawnioną do podejmowania wszelkich decyzji w projekcie, ale najczęściej podejmującą w projekcie decyzje kluczowe, w tym także mogące redefiniować zakres, budżet albo czas realizacji projektu. Sponsor podejmuje wielokrotnie także decyzję, co do wyboru kierownika projektu oraz przez cały czas wspiera jego osobę w trakcie realizacji projektu. Wszelkie decyzje sponsora są stale wiążące dla kierownika projektu.

W języku polskim przyjęły się z reguły dwie nazwy określające tę samą dziedzinę wiedzy, zarządzanie projektami (zamiast zarządzania projektem) oraz zarządzanie przedsięwzięciami, z czego to pierwsze cieszy się największą popularnością. Wśród osób zajmujących się tą nauką zawodowo dużym powodzeniem cieszy się także angielskojęzyczne sformułowanie project management. Wszystkie te nazwy stosowane tu będą wymiennie.

Czym jest projekt?

Same czynności, nawet najbardziej złożone, wcale nie są projektem, ale projektem nie jest też plan czynności prostych, np. jak zrobienie śniadania. W praktyce cele projektowe powinny spełniać cechy SMART:

• Specyficzny - jasno sprecyzowany,
• Mierzalny - cel musi być możliwy do zmierzenia w celu stwierdzenia czy stał się osiągnięty,
• Ambitny - powinien być ambitny by jego osiągnięcie wymagało wysiłku oraz pracy, nie bywa czynnością rutynową, codzienną
• Realny - by cele były mierzalne ich osiągnięcie musi być dla nas realne. Takie cele motywują.
• Terminowy - cele są ograniczone ramami czasowymi^[1].

W przeciwieństwie do procesu, projekt wykonuje się raz, a każdy projekt ma określoną datę rozpoczęcia oraz zakończenia (co nie oznacza jednak, że daty te nie potrafią się zmieniać - w praktyce wielokrotnie tak się dzieje). Wyprodukowanie partii towaru na linii produkcyjnej zdecydowanie nie kwalifikuje się jako projekt, albowiem jest to proces powtarzalny, bez zaplanowanego końca; projektem mogłoby być np. zaplanowanie oraz zorganizowanie takiego procesu produkcyjnego.

Typowe projekty to projektowanie czy budowa budynku, programowanie, testowanie, czy też badania oraz testy nad nowym rodzajem lekarstwa. Czas trwania projektu to czas pomiędzy rozpoczęciem a zakończeniem projektu, który może wynosić minuty, godziny, tygodnie, miesiące czy nawet lata. Dokumentacja techniczna działającego urządzenia, czy oprogramowania nie jest projektem sensu stricto, lecz najwyżej zrealizowanym projektem.

Metodyki zarządzania projektem podkreślają, że każdy projekt jest zorientowany na stworzenie unikatowego produktu, usługi bądź innego konkretnego rezultatu.

Podejścia

Ogólnie rzecz biorąc współcześnie stosuje się dwa podejścia do zarządzania projektami. Podejście "tradycyjne" identyfikuje sekwencje kroków, jakie muszą zostać wykonane. W przeciwieństwie do tego, w drugim podejściu projekt jest widziany raczej jako zbiór stosunkowo małych zadań, niż jako kompletny proces.

Podejście tradycyjne

W tradycyjnym podejściu, wyróżniamy 5 faz projektu:

1. inicjacja projektu
2. planowanie projektu
3. wykonywanie projektu
4. monitorowanie projektu
5. ukończenie projektu

Nie każdy projekt jednak przejdzie przez wszystkie te fazy, jako że projekty potrafią zostać anulowane, oraz wielokrotnie w praktyce są, zanim osiągną swój koniec. Pewne projekty nie posiadają kilku z wymienionych faz, pewne zaś przechodzą przez pewne z etapów kilkakrotnie.

Zarządzanie projektami stara się objąć następujące zmienne czynniki:

• zakres projektu
• czas na wykonanie projektu (harmonogram)
• koszty projektu (budżet)
• jakość
• ryzyko

Trzy pierwsze czynniki są ściśle z sobą powiązane równaniem równowagi projektu. Zawsze ustalenie dwóch z nich powoduje, że trzeci jest wynikowy. I tak np. ustalenie zakresu projektu oraz harmonogramu ustala jego koszty zgodnie z zasadą, iż większy zakres wymaga większego budżetu. Ustalenie krótszego czasu wykonania, w większości przypadków powiększa koszty. Obniżenie budżetu stale wiąże się z ograniczeniem zakresu, wydłużeniem czasu projektu albo obu naraz.

Sprawdź też

• PMI / PMBOK
• TenStep
• PRINCE2
• Sześć sigma
• XPrince
• Biuro projektów
• CMM
• Rational Unified Process
• Scrum
• Programowanie ekstremalne
• Extreme project management

Przypisy

Bibliografia

1. Beata Jałocha, Podstawy zarządzania projektami - materiały szkoleniowe, GT Mentor, Kraków maj 2011.
2. Kerzner, H., Advanced Project Management. Wiley; 2nd edition, USA 2004.
3. NCB Polskie wytyczne kompetencji IMPA, ver. 3,0 [red: Dałkowski B., Staśto L., Zalewski M.] Stowarzyszenie Project Management Polska, Warszawa, 2009.
4. Project Management Institute (2008) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)-Fourth Edition. Newtown Square, PA: Author.
5. PRINCE2 : skuteczne zarządzanie projektami / OGC ; [tł. oraz oprac.wersji polskiej zespół red. Iwona Semik-Żbikowska et al.], TCO, Londyn, 2010.
6. Spałek, S., Krytyczne czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami, Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, Gliwice 2004.
7. Trocki, M., Sońta-Drączkowska, E. (red.) (2009), Strategiczne zarządzanie projektami, Bizzare, Warszawa.