Zespół (zarządzanie)

Zespół w zarządzaniu to grupa osób mająca wspólny cel. W większości firm cel jest określony oraz powinien być dostrzegany przez wszystkich członków zespołu a nie tylko przez lidera. W zespole powinien być dobry lider. Jest on warunkiem zmierzania zespołu w określonym kierunku. Aby zespół działał sprawnie wszyscy jego członkowie muszę posiadać wolę współpracy, dobrze się komunikować oraz posiadać podział zadań. Ten powinien być staranny oraz przemyślany. Ponadto dobry zespół charakteryzować się powinien poprawnymi relacjami – w pozytywnej atmosferze, otwartości oraz bez większych konfliktów. Poprawne relacje w zespole wpływają także na wewnętrzną motywację jego członków.

Cechy wspomagające efektywność zespołu to:

• wewnętrzna automotywacja poszczególnych członków zespołu – może ją także wykreować dobry lider, ale wydatnie lepiej, kiedy jest naturalna,
• zaufanie do innych osób – jeśli go brak, duża cząstka energii zespołu poświęcana jest na niepotrzebną kontrolę. Brak zaufania ogranicza też szczerość oraz otwartość,
• wspólnie ustalone zasady postępowania – powinien być to kodeks wypracowany przez wszystkich członków zespołu, inaczej może zostać uznany za narzucony oraz będzie łamany. Najlepszy kodeks zawiera zarówno wspólne wartości jak oraz procedury efektywnego postępowania
• budowanie na różnicach – umiejętność doprowadzenia do sytuacji, kiedy odmienne opinie nie powodują konfliktu. Ich konsekwencją jest twórcza dyskusja, która szybko kończy się znalezieniem wspólnego rozwiązania,
• elastyczność oraz otwartość na zmiany,
• ciągłe doskonalenie się

Cykl życia zespołu

Każdy zespół przechodzi określony cykl życia, na który składa się pięć etapów:

1. Budowa oraz integracja

   Na tym etapie zespół dopiero powstaje. Pierwszym zadaniem jest zatem dobór odpowiednich osób, tak, by podział ról oraz kompetencji w zespole był odpowiedni. Ważne, by członkowie zespołu byli zróżnicowani, bo pozwoli to na wzajemne uzupełnianie się ludzi oraz dochodzenie do twórczych rozwiązań. Istotne są także wiedza oraz umiejętności. Suma kompetencji wszystkich członków zespołu powinna przewyższać listę kompetencji, potrzebnych do wykonania zadania, jakie stoi przed zespołem.

   Kolejne zadanie to rzeczywista integracja zespołu. Jego członkowie poznają się, budują pozytywne relacje, tworzy się wzajemne zaufanie.

   Na tym etapie członkowie zespołu powinni poznać jasno sprecyzowane cele, zarówno te stojące przed każdym z jego członków, jak oraz przed zespołem w ogóle.

   Faza ta musi skończyć się powodzeniem, aby poszczególne osoby stworzyły zespół, sprawnie realizujący wspólny cel.

2. Docieranie się

   Na tym etapie ujawniają się pierwsze różnice w osobowościach oraz oczekiwaniach poszczególnych osób. Dochodzi zatem do fazy konfliktów. Jest to całkowicie normalne oraz menadżer zespołu nie powinien się tym zrażać. Jeśli prawidłowo przeprowadzi zespół przez te fazę, jego członkowie nauczą się akceptować oraz szanować wzajemne różnice. Dopiero wtedy pojawią się pierwsze efekty synergii.

3. Wykonywanie synergii

   Jest to najlepszy okres w życiu zespołu. Ludzie są zintegrowani oraz dotarci, zadania podzielone. Wszyscy dążą do wspólnego celu. Rola lidera na tym etapie opiera się na:

   • wyznaczaniu celów całościowych oraz długofalowych, bez zbytniego ingerowania w planowanie zadań dla poszczególnych osób
   • delegowaniu możliwie dużych uprawnień oraz okazywaniu zaufania
   • motywowaniu jednostek, przeżywających okresowy spadek motywacji
   • prowadzeniu indywidualnego coachingu dla osób, które go potrzebują
   • monitorowaniu, kiedy pojawią się symptomy kolejnej fazy życia zespołu

4. Kryzys wieku średniego

   Pojawiają się pierwsze oznaki zmęczenia oraz znudzenia, motywacja jest obniżona. Ludzie uważają, że nie rozwijają się, albowiem od dłuższego czasu robią to samo. Rutyna powoduje z czasem pierwsze symptomy wypalenia oraz obniżoną jakość działania.

   Jeśli menedżer nie odpowie na kryzys wieku średniego, zespół wchodzi w fazę równi pochyłej. Rutyna pogłębia się, ludziom coraz mocniej dokucza wypalenie zawodowe oraz poczucie braku rozwoju. Pierwsze osoby opuszczają zespół, a czasem przeciwnie, dochodzi do wegetacji oraz "trzymania się stołków". Ta faza może trwać długo np. w firmach, które same są na etapie równi pochyłej, albo nieoczekiwanie staja przed odgórną decyzją o zmianie menadżera albo rozwiązaniu zespołu.

5. Odnowa oraz reintegracja albo równia pochyła

   Odnowa oraz reintegracja jest prawidłową reakcją lidera zespołu na kryzys wieku średniego. Zadaniem lidera jest doprowadzenie ponownie do etapu synergii przez:

   • zmianę zakresu obowiązków
   • przedstawienie zespołowi nowych zadań
   • wprowadzenie nowej osoby do zespołu
   • awansowanie poniektórych osób
   • delegowanie większej odpowiedzialności oraz decyzyjności
   • zaangażowanie zespołu we wspólne planowanie, konsultowanie swoich decyzji z zespołem
   • szkolenia, wyjazdy integracyjne oraz motywacyjne

Bibliografia

• Rafał Szczepanik, Budowanie zespołu, Helion, Gliwice, 2005